Quel est le mode de fonctionnement d’un logiciel de planification des congés ?

De nos jours, la plupart des entreprises ont un système de gestion des congés présent sous forme d’un logiciel. Cet outil facilite grandement la mission des ressources humaines ou de la direction à administrer les congés de ses employés.

Il permet en outre, d’enregistrer les congés ayant déjà été pris, tout comme les congés accumulés d’un employé, et permet aux employés de consulter les politiques de l’entreprise en matière d’absence et de vacances, ainsi que leurs soldes de congés payés et non payés disponibles, sans devoir faire appel à un responsable ou à un membre du personnel des RH.

Ce logiciel sert surtout à économiser du temps, à réduire les erreurs de paie des employés… Et surtout, il permet de simplifier le traitement des demandes de congés. Le logiciel de gestion des congés, parce qu’il est facilement personnalisable et configurable, permet de réduire les efforts investis dans la paperasserie, et centralise l’ensemble des informations relatives aux congés.

Pourquoi un logiciel de gestion des congés ?

En administration, cela est d’une grande aide lorsqu’il s’agit de : réduire les tâches répétitives en lien avec un travail de retranscription manuelle. Disposer de données qui sont à jour, pour entretenir une certaine cohérence, et un processus conforme, qui facilite la communication en apportant de la transparence.

Les employés ont accès à leurs données administratives à tout moment et en toute sécurité, et peuvent adresser leurs demandes de congés à leurs employeurs qui peuvent y répondre immédiatement. Tout cela amène vers un agencement fluide pour planifier les équipes et s’assurer d’un maintien constant de productivité.

Même si le logiciel n’est pas gratuit, il générera à coup sûr un retour sur investissement grâce à : l’efficacité opérationnelle qu’il va apporter, la réduction des frais liés à la gestion, l’élimination des erreurs occasionnées pour le calcul des indemnités de congé restants grâce à ses outils de calcul sophistiqués.

Quelles sont les caractéristiques d’un logiciel de gestion des congés ?

En ce qui concerne le système de gestion des congés de vos employés, votre choix pour votre logiciel de gestion de congés doit d’abord s’accorder aux besoins réels de votre entreprise selon le type de votre structure. Pour les PME aux effectifs minimaux, les logiciels de gestion de congés gratuits et open-source suffisent largement à couvrir les missions basiques. Toutefois, un système est suffisamment robuste quand il est muni d’un minimum de fonctionnalités, pouvant garantir une gestion saine et équilibrée, comme :

  • Fonctionnalité d’arrangement chronologique et organisation des étapes de gestion de congés : demande, approbation/refus, classement des congés, gestion du solde des congés et analyse,
  • Tableau de bord intégral ou les employés peuvent consulter leurs soldes de congés, et être au courant des demandes de congés de leurs collègues, pour ainsi pouvoir mettre en place un planning qui puisse arranger tout le monde, et en toute visibilité. Les superviseurs peuvent alors orchestrer les congés en fonction des besoins : de l’entreprise et des employés,
  • Intelligence du système et mise à jour constante et automatique du solde des congés : Si le logiciel de gestion des congés est incapable de calculer les soldes des congés, et d’actualiser ces montants, alors ce logiciel ne sert pas à grand chose. Le système doit être en mesure d’enregistrer l’historique des congés de tous les employés, et de l’afficher (si nécessaire) à la fois aux employés et aux supérieurs.
  • Capacité d’intégration du système et de collaboration avec d’autres logiciels de gestion ; afin de vous faire gagner un maximum de temps, le logiciel de gestion de congés doit travailler en concordance et harmonie avec les autres logiciels dont vous pouvez disposer comme les logiciels pour : la gestion des emplois du temps, la gestion des fiches paie…,
  • Flux de travail d’approbation personnalisable : le logiciel doit être en mesure de créer des flux de travail personnalisables pour faciliter la mise en place d’organigrammes, et garantir un processus rationnel.

Système souple offrant la possibilité d’ajustements de paramètres : quand un employé remplit un formulaire de demande de congés, certaines cases ou champs sont relatifs à la législation et aux procédures en vigueur de l’entreprise. Comme certaines procédures peuvent être soumises à des modifications, il est judicieux que les champs en rapport avec le type de congé, comme la liste des jours accordés, soient configurables, pour permettre au personnel d’être en adéquation avec les politiques de l’organisation.

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